E-mailaccounts beheren

Een overzicht van alle tools voor het aanmaken en beheren van e-mailaccounts voor webmasters.

Inhoud

E-mailadressen beheren

De klant heeft met het webmaster-account het beheer over de e-mailaccounts behorend bij de domeinen die onder een hostingaccount geregistreerd staan. Het beheer van deze e-mailaccounts gaat via het Service Centre. U kunt e-mailaccounts aanmaken, beheren en verwijderen onder 'Hosting' - 'Gebruiker/mailbox'. /helpdesk/email/configuring-email-client/pop-versus-imap/index.en.html

E-mailaccounts aanmaken

Met het selecteren van 'Hosting' - 'Gebruiker/mailbox' komt u als webmaster terecht op het tabblad 'Overzicht' waar de bestaande e-mailaccounts van de geselecteerde domeinnaam getoond worden. Als gewone gebruiker van een e-mailaccount komt u direct terecht in de beheer-menu, wat verderop besproken wordt.

Domeinnaam selecteren

Om het juiste e-mailaccount te verkrijgen dient ten eerste de juiste domeinnaam geselecteerd te worden. In het vak 'Selecteer domeinnaam' linksboven in de kolom kunt u een domeinnaam van uw hostingpakket intypen en aanklikken in de te verschijnen drop-down menu. Met het selecteren van een domeinnaam wordt op de achtergrond de hostinginstellingen voor deze domeinnaam geladen. Deze worden zichtbaar als u bijvoorbeeld de pagina voor 'Hosting' - 'E-mail accounts' opnieuw laadt (als dit niet al automatisch is gebeurd).

Nieuwe gebruiker/mailbox

Nieuwe e-mailaccounts kunnen worden aangemaakt door boven op de blauwe knop '+ Gebruiker toevoegen…' te klikken, of door het tabblad 'Nieuwe gebruiker/mailbox' te selecteren. Onder het nieuwe tabblad 'Bewerken' zijn de tabbladen 'Algemeen', 'E-mail' en 'Spam' te zien en worden als eerste de instellingen van het submenu 'Algemeen' getoond.

E-mailadres en volledige naam

Hier kunt u bij 'Gebruikersnaam' het e-mailadres, de gebruikersnaam waar men mee inlogt, bepalen door het voorvoegsel in te voeren dat in een e-mailadres vóór de @ komt. Achter 'Volledige naam' kunt u een naam invoeren voor een duidelijk overzicht van al uw te beheren e-mailaccounts. De volledige naam wordt tevens weergegeven bij het verzenden van e-mail vanuit de webmail. Als laatste dient u een nieuw wachtwoord in te voeren.

Nieuw wachtwoord

Een nieuw wachtwoord kan van alles zijn, maar zorg er vooral voor dat deze moeilijk te raden is. Een nieuw wachtwoord dient tenminste te bestaan uit 7 karakters, met minimaal 1 hoofdletter en 1 cijfer of vreemd teken (spaties mogen ook!). Let erop dat u nooit een al bestaand wachtwoord gebruikt en zorg er voor dat ook de accounthouders regelmatig het wachtwoord veranderen.

E-mailaccounts Verwijderen

Met het webmaster-account kunt u e-mailaccounts verwijderen met het prullenbak-icoon dat vóór het e-mailadres staat. Tijdens het bewerken van een e-mailaccount kan deze verwijderd worden door op het tabblad 'Verwijder gebruiker' te klikken. Het webmaster-account zelf is niet te verwijderen. Hiervoor wordt dan ook geen prullenbak-icoon getoond.

Accountconfiguraties als gebruiker

Als u als gewone gebruiker van een e-mailaccount inlogt in het Service Centre krijgt u de configuratie-opties te zien voor uw e-mailaccount. De opties en werking van deze instellingen worden hieronder uiteengezet. Webmasters hebben volledig beheer en kunnen voor meer informatie terecht de sectie 'E-mailadressen beheren.'

Overzicht instellingen van uw e-mailaccount

De instellingen die u hier wijzigt zijn van toepassing op het e-mailadres waarmee u bent ingelogd. Heeft u meerdere e-mailaccounts dan dient u voor elk account apart in te loggen. Na het inloggen komt u terecht op het tabblad 'Algemeen' voor de algemene instellingen. Onder dit tabblad zijn links ook nog de tabbladen 'E-mail' en 'Spam' te selecteren. Dit is voor alle e-mailaccounts hetzelfde, uitgezonderd het webmaster-account. Onder het voorbeeldplaatje geven we per menutab een overzicht van de te bewerken instellingen.

instellingen-mailaccount-algemeen

Tabblad 'Algemeen' van de mailaccount-instellingen in het Service Centre.

Tabblad 'Algemeen'

Gebruikersnaam: Uw e-mailadres. deze is niet aan te passen.
Volledige naam: De naam van uw e-mailaccount. De naam wordt weergegeven bij het verzenden van e-mail vanuit de webmail interface.
Verander wachtwoord: Via deze functie kunt u uw wachtwoord veranderen. Als u erop klikt wordt een extra menu uitgeschoven met drie invoervelden. In het bovenste veld 'Wachtwoord van gebruiker' voert u het bestaande wachtwoord (waar u mee bent ingelogd) in en in de onderste twee het nieuwe wachtwoord. Een wachtwoord dient te bestaan uit tenminste 7 karakters, waarvan minimaal 1 een hoofdletter en 1 een cijfer is.

instellingen-mailaccount-verander wachtwoord

Uitgeschoven wachtwoordmenu van het tabblad 'Algemeen'

Tabblad 'E-mail'

Privacy: Standaard loggen wij u niet (we bewaren geen gegevens over wie met wie mailt). Indien u wel gelogd wenst te worden, kunt u 'E-mailverkeer loggen' aanvinken. Meer informatie hierover vindt op de logmeniet-website.
Mail doorsturen: Hier kunt u 'E-mail doorsturen' aanvinken en aangeven naar welk adres(sen) dat moet (komma gescheiden) en kunt u 'Bewaar kopie' aanvinken.
Out of office/Vakantiebericht: Hier kunt u 'Automatisch antwoorden inschakelen' aanvinken en het afwezigheidsbericht opstellen. Geef eventueel aan voor welk e-mailaddressen of e-mailverwijzigen de Out of Office ook moet gelden.

Tabblad 'E-mail' van de mailaccount-instellingen in het Service Centre

Tabblad 'Spam'

Spam-instellingen: Al uw mail wordt automatisch gescand op het bevatten van 'spam'. Het programma ('Spam Assassin') voegt aan elke mail een score toe, hoe hoger de score, des te waarschijnlijker bevat de mail 'spam'. De gevoeligheid van uw filter kunt u instellen. Hier vindt u de handleiding om uw spamfilter in te stellen.
Spam-whitelist: Als u merkt dat e-mailberichten van legitieme afzenders onterecht als spam worden gemarkeerd, kunt u de e-mailadressen hier invoeren. Ze zullen daarna niet langer door ons als spam worden gemarkeerd.

Tabblad 'Spam' van de mailaccount-instellingen in het Service Centre

Tabblad 'Spam' van de mailaccount-instellingen in het Service Centre

Mail doorsturen als gebruiker

Wanneer u emailberichten automatisch wil laten doorsturen naar een ander (intern of extern) e-mailadres kunt u dat op verschillende wijzen instellen.

In het Service Centre

Log in op het Service Centre met het e-mailadres waarvoor u het doorsturen in wilt stellen (en niet met de webmaster-gebruiker). In het submenu 'E-mail' vindt u de instellingen voor het doorsturen van uw e-mail.

U kunt 'E-mail doorsturen' activeren door het aan te vinken.

Vink 'Bewaar kopie' aan wanneer u een kopie van de doorgestuurde e-mail wilt bewaren in de inbox.

Geef bij 'Doorstuur adres' het e-mailadres op waar de post naar toegestuurd dient te worden. Wanneer u de mail naar meerdere emailadressen wilt doorsturen, kunt u deze achter elkaar invoeren, gescheiden door komma's.

In Webmail Standard (Roundcube)

U kunt de doorverwijzing ook instellen vanuit Roundcube. Log hiervoor in in de Standaard Webmail en volg de volgende stappen:

  • Klik rechts bovenaan op de 'settings' button
  • Klik op 'my account'
  • Klik op 'forwarding'
  • Vink het vakje achter 'Enabled' aan
  • Address: geef hier het e-mailadres op waar de post naar toegestuurd dient te worden
  • Vink 'keep a copy in your INBOX' aan wanneer u naast het doorsturen ook een kopie van de email in deze inbox wilt bewaren
  • Kies vervolgens voor 'Opslaan'

EmailVerwijzing_3

E-mailverwijzingen als webmaster

Om e-mailverwijzingen aan te kunnen maken moet je als webmaster ingelogd zijn in het Cosmos Service Center.

Een e-mailverwijzing kan handig zijn als u meerdere e-mailadressen hanteert maar niet voor elk adres een eigen e-mailaccount wilt aanmaken en beheren. Door een e-mail verwijzigen in te stellen kunt u een niet bestaand e-mailadres laten verwijzen naar een of meerdere wel bestaande e-mailaccount.

E-mailverwijzingen beheren

Log in op het Service Centre met uw webmaster-account en selecteer eerst de juiste domeinnaam. Ga daarna naar 'Hosting' - 'E-mailverwijzingen'. U ziet nu een overzicht van alle bestaande e-mailverwijzingen. Let op: voor elke actieve e-mailaccount is een eigen e-mailverwijzing aangemaakt. Het verwijderen of zonder kennis aanpassen van deze verwijzingen kan leiden tot het deactiveren van het e-mailaccount!

Nieuwe verwijzing aanmaken

Klik op de knop 'nieuw' om een nieuwe e-mailverwijzing aan te maken. Vul bij 'E-mailadres' de naam van de emailverwijzing in. Geef vervolgens bij 'Verwijzing' aan naar welk emailadres de emails moeten worden doorgevoerd. Wanneer dit er meerdere zijn, klik dan op het plusje om meerdere emailadressen toe te voegen.

Door eventueel op het envelop-icoon te klikken kunt u in de pop-up kiezen uit alle actieve e-mailaccounts binnen uw account.

Out of Office/Vakantiebericht

Soms kan het handig zijn om een automatisch antwoord in te stellen. Dit kan bij Greenhost als 'Out of Office/Vakantiebericht' ingesteld worden in het Cosmos Service Centre.

Out of Office instellen als e-mailgebruiker

Als u als e-mailgebruiker inlogt in het Cosmos Service Centre ziet u een eenvoudige versie van het Cosmos Service Centre. Ga naar het tabblad 'E-Mail'. Hier kunt u 'Automatisch antwoorden inschakelen' aanvinken en het afwezigheidsbericht opstellen. Geef eventueel aan voor welk e-mailaddressen of e-mailverwijzigen de Out of Office ook moet gelden.

Out of Office voor andere instellen als webmaster

Log als webmaster in in het Cosmos Service Centre en selecteer links de juiste domeinnaam van het e-mailadres waarop u een Out of Officebericht wilt instellen. Vervolgens gaat u onder 'Hosting' naar 'Gebruiker/mailbox'. Met het potlood-icoon bij het e-mailaccount komt u in het tabblad 'Bewerken'. Ga naar het tabblad 'E-Mail'. Hier kunt u 'Automatisch antwoorden inschakelen' aanvinken en het afwezigheidsbericht opstellen. Geef eventueel aan voor welk e-mailaddressen of e-mailverwijzigen de Out of Office ook moet gelden.

Wanneer je deze e-mailverwijzing ook noemt bij 'Uw email adressen' wordt de Out of Office ook ingesteld voor deze e-mailverwijzing. Wanneer je de e-mailverwijzing niet noemt, ontvangt diegene die een mails stuurt naar het e-mailadres van de e-mailverwijzing ook geen Out of Office.

Dit veld heeft een tweede functie, en dat is om automatische lussen van automatische berichten te voorkomen. Bijvoorbeeld als je bij een extern e-mailadres ook een Out of Office hebt ingesteld.

Webmail Standaard (Roundcube)

U kunt uw 'Out of Office/Vakantiebericht' ook instellen in de Standard Webmail omgeving (Roundcube).

Log via greenhost.nl in de 'Webmail Standard' en ga rechtsboven naar 'Instellingen'. Selecteer in de eerste kolom 'Mijn Account' en in de tweede kolom 'Out of Office'. In het venster rechts wordt de actieve configuratie van uw 'Out of Office/Vakantiebericht' getoond. Als u al een 'Out of Office/Vakantiebericht' heeft ingesteld ziet u dit hier nu ook staan. Anders kunt u deze activeren met een vinkje en een berichttekst invoeren. Ook hier is enkel platte tekst mogelijk.

Let op: het is via deze weg niet mogelijk om – voor het tegengaan van automatische antwoord 'loops' – externe (doorstuur-, of POP-) mailaccounts te definiëren, zoals via het Cosmos Service Centre wel kan.

Spamfilter instellen

Al uw e-mail wordt door Greenhost standaard automatisch gescand op het bevatten van 'spam'. Het programma ('Spam Assassin') dat dit doet voegt aan elke e-mail een score toe: hoe hoger de score, hoe waarschijnlijker dat er met 'spam' van doen is. U kunt de gevoeligheid van uw filter instellen in het Cosmos Service Centre.

Spamfilter instellen in het Cosmos Service Centre

Bij de instellingen van het e-mailadres kunt u onder 'Spam' de instellingen voor de spam aanpassen.

Spamfilter uitschakelen:
Als u uw spamfilter helemaal uit wilt schakelen kunt u simpelweg het vinkje bij 'Spamfilter inschakelen' verwijderen. Dit valt ten zeerste af te raden. Mocht u dit willen omdat e-mail van belangrijke e-mailcontacten ondanks andere maatregelen als spam aangemerkt blijven worden, kunt u beter werken met de 'Spam white-list' die hieronder verder wordt uitgelegd.

Spamniveau 'mail naar junk map':
Deze instelling bepaalt vanaf welke waarde mails in de 'junk'- of 'spam-map wordt geplaatst. Deze staat standaard op 5. Mocht u nog altijd te veel spam ontvangen dan kunt u de waarde naar omlaag bijstellen naar bijvoorbeeld 4.

Spamniveau 'mail negeren':
Deze instelling geeft de waarde vanaf wanneer binnenkomende e-mails meteen worden verwijderd en dus ook niet binnenkomen in uw spambox. De waarde staat standaard op 15. De spam-waarde wordt getoond in de header van een mail, wat in elk (web)mailprogramma valt op te vragen.

Spam white-list:
Kier kunt u, komma-gescheiden, e-mailadressen of domeinnamen aangeven die u vertrouwd en niet door de spam-filtering hoeven te gaan. U kunt dus ook domeinnamen instellen, zodat alle e-mailadressen van die domeinnaam altijd worden doorgelaten (bijvoorbeeld 'greenhost.nl').

Spam voorkomen: enkele algemene tips

  • Spammers verzamelen e-mailadressen onder andere via websites en forums. Laat hier dus niet zomaar uw e-mailadres achter. Wilt u dat wel, maak dan een afbeelding van uw e-mailadres of 'versleutel' uw e-mailadres, bijvoorbeeld 'pietAPENSTAARTJEhotmailpuntcom'. Wees voorzichtig met schrijfwijzen als 'piet[at]hotmail.com'. Veel programma's begrijpen trucjes als die waarbij '[at]' het apenstaartje (@) vervangt inmiddels.

  • Neem twee e-mailadressen: gebruik er eentje voor privégebruik en één voor forums en andere websites waar u zich aan moet melden. Als u op het publieke e-mailadres teveel spam begint binnen te krijgen, neemt u gewoon een nieuw e-mailadres en laat u het oude vervallen.

  • Moet u uw e-mailadres op een website achterlaten om u te kunnen registreren, gebruik dan bij voorkeur een gratis en tijdelijk e-mailadres.

  • Ga NOOIT in op advertenties in spammail en beantwoord spammail ook niet.

  • Doe aangifte van spam van Nederlandse bedrijven via www.spamklacht.nl, een website van toezichthouder OPTA. Spam van bedrijven buiten Nederland kunt u melden bij Spam Cop op spamcop.net. Deze organisatie analyseert het spambericht en stuurt een klacht naar de provider die op kan treden tegen de spammer.

Wachtwoord veranderen als gebruiker

Om misbruik van uw e-mailaccount te voorkomen adviseren wij u om regelmatig uw wachtwoord te veranderen.

Als u als e-mailgebruiker inlogt op het Cosmos Service Centre komt u op het tabblad 'Algemeen' terecht, waar u ook het wachtwoord kunt aanpassen van uw e-mailaccount door op de blauwe knop 'Verander wachtwoord' te klikken. Er verschijnt daaronder drie invulvelden die nodig zijn voor het aanpassen van uw wachtwoord. De drie genoemde velden hebben de volgende functies:

'Eigen Wachtwoord' vraagt om het wachtwoord van het e-mailaccount waarmee u op dat moment bent ingelogd, in dit geval dus het wachtwoord van uw eigen e-mailaccount die op de nominatie staat aangepast te worden;

'Nieuw Wachtwoord' vraagt om het nieuwe wachtwoord dat u wilt gaan gebruiken voor uw e-mailaccount;

'Wachtwoord Nogmaals' vraagt om het herhalen van het nieuwe wachtwoord.

Een wachtwoord dient te bestaan uit tenminste 7 karakters, waarvan minimaal 1 een hoofdletter en 1 een cijfer is. Spaties zijn toegstaan, u kunt dus ook wachtwoordzinnen maken.

instellingen-mailaccount-verander wachtwoord

Uitgeschoven wachtwoordmenu van het tabblad 'Algemeen'