Out of Office (vakantiebericht)

 
Soms kan het handig zijn om een automatisch antwoord in te stellen. Dit kan bij Greenhost als ‘Out of Office/Vakantiebericht’ ingesteld worden in het Cosmos Service Centre.

Out of Office/Vakantiebericht opzoeken

Instellen als e-mailgebruiker

Als u <em>als e-mailgebruiker</em> inlogt in het Cosmos Service Centre ziet u een eenvoudige versie van het Cosmos Service Centre. U ziet dan aan de linkerkant ‘Algemeen’, ‘E-Mail’ en ‘Spam’. Daar klikt u op ‘E-Mail’ en dan vindt u de instellingen voor het ‘Out of Office/Vakantie bericht’.

Instellen als webmaster

Als u <em>als webmaster</em> inlogt in het Cosmos Service Centre ziet u aan de linkerkant ‘selecteer domeinnaam’. Selecteer hiermee de domeinnaam van het e-mailadres waarop u een Out of Officebericht wilt instellen. Bijvoorbeeld bij e-mailadres isabel@groen.tld is de domeinnaam groen.tld. Vervolgens gaat u onder ‘Hosting’ naar ‘Gebruiker/mailbox’. Met het potlood-icoon bij het e-mailaccount komt u in het tabblad ‘Bewerken’. Daar klikt u op ‘E-Mail’ en dan vindt u de instellingen voor het ‘Out of Office/Vakantie bericht’.

Instellingen wijzigen

‘Automatisch antwoorden inschakelen’

U kunt onder het kopje Out of Office/Vakantie bericht het automatisch antwoorden in- of uitschakelen en met twee tekstvelden verder instellen. Zodra button Opslaan wordt aangeklikt is het ingestelde bericht van kracht.

Emailwebmaster - Emailalias email overview bin red

Veld ‘Uw e-mail adressen (komma gescheiden)’

Het tekstveld waar u e-mailadressen kunt invullen is handig als u in het Service Centre een e-mailverwijzing hebt ingesteld naar dit e-mailadres. Bij een e-mailverwijzing wordt er bijvoorbeeld e-mail aan info@groen.tld doorverwezen naar isabel@groen.tld. Als u dit tekstveld leeg laat, zal mail die is gericht aan info@groen.tld geen automatisch antwoord veroorzaken. Maar als u in dit tekstveld info@groen.tld invult, dan zal een mailzender aan info@groen.tld ook het hieronder ingestelde afwezigheidsbericht terugkrijgen. Dus net als mail aan isabel@groen.tld.

Mocht u meerdere e-mailverwijzingen naar isabel@groen.tld hebben ingesteld in het Service Centre, bijvoorbeeld ook contact@groen.tld, dan kunt u invullen contact@groen.tld, info@groen.tld (kommagescheiden) zodat ook een mail naar contact@groen.tld het ingestelde afwezigheidsbericht terugkrijgt.
Dit veld heeft een tweede functie, en dat is om automatische lussen van automatische berichten te voorkomen. Mocht je hiermee in aanraking komen, dan kun je het betreffende externe e-mailadres hier invullen om de herhalende berichten te stoppen.

Tekstveld ‘Afwezigheidsbericht’

In het onderste tekstveld kunt u uw bericht instellen. Het is in platte tekst. Geavanceerde opmaakopties worden niet aangeboden.

Verzonden antwoord

Stel dat een mail met onderwerp “Zullen we een afspraak maken?” wordt gestuurd naar isabel@groen.tld, dan wordt het onderwerp van het teruggestuurde bericht Auto: Zullen we een afspraak maken?, met afzender isabel@groen.tld via smarthost1.greenhost.nl.

 

Webmail Standaard (Roundcube)

U kunt uw ‘Out of Office/Vakantiebericht’ ook instellen in de Standaard Webmail omgeving (Roundcube). We gaan bij deze uitleg uit van het gebruik van de interfacestijl ‘Larry’.

Log via greenhost.nl in de Webmail Standaard en vind rechtsboven ‘Instellingen’. Selecteer in de eerste kolom ‘Mijn Account’ en in de tweede kolom ‘Out of Office’. In het venster rechts wordt de actieve configuratie van uw ‘Out of Office/Vakantiebericht’ getoond. Als u al een ‘Out of Office/Vakantiebericht’ heeft ingesteld ziet u dit hier nu ook staan. Anders kunt u deze activeren met een vinkje en een berichttekst invoeren. Ook hier is enkel platte tekst mogelijk.

Let op: het is via deze weg niet mogelijk om – voor het tegengaan van automatische antwoord ‘loops’ – externe (doorstuur-, of POP-) mailaccounts te definiëren, zoals via het Cosmos Service Centre wel kan.