E-mailaccounts beheren

 
Een overzicht van alle tools voor het aanmaken en beheren van e-mailaccounts voor webmasters.

  • E-mailaccounts beheren [Webmaster]
  • Accountconfiguraties [gebruiker]
  • Mail doorsturen [gebruiker]
  • E-mailverwijzingen [webmaster]

 
  • Out of Office (vakantiebericht)
  • Spamfilter instellen
  • Wachtwoord veranderen [gebruiker]




De contractant heeft met het webmaster-account het beheer over de e-mailaccounts behorend bij de domeinen die onder een hostingaccount geregistreerd staan. Het beheer van deze e-mailaccounts gaat via het Service Centre. U kunt e-mailaccounts aanmaken, beheren en verwijderen onder ‘Hosting’ – ‘E-mail accounts’.

E-mailaccounts aanmaken

Met het selecteren van ‘Hosting’ – ‘E-mail accounts’ komt u als webmaster terecht op het tabblad ‘Overzicht’ waar de bestaande e-mailaccounts van de geselecteerde domeinnaam getoond worden. Als gewone gebruiker van een e-mailaccount komt u direct terecht in de beheer-menu, wat verderop besproken wordt.

Domeinnaam selecteren

Om het juiste e-mailaccount te verkrijgen dient ten eerste de juiste domeinnaam geselecteerd te worden. In het vak ‘Selecteer domeinnaam’ linksboven in de kolom kunt u een domeinnaam van uw hostingpakket intypen en aanklikken in de te verschijnen drop-down menu. Met het selecteren van een domeinnaam wordt op de achtergrond de hostinginstellingen voor deze domeinnaam geladen. Deze worden zichtbaar als u bijvoorbeeld de pagina voor ‘Hosting’ – ‘E-mail accounts’ opnieuw laadt (als dit niet al automatisch is gebeurd).

Nieuwe gebruiker/mailbox

Nieuwe e-mailaccounts kunnen worden aangemaakt door boven op de blauwe knop ‘+ Gebruiker toevoegen…’ te klikken, of door het tabblad ‘Nieuwe gebruiker/mailbox’ te selecteren. Onder het nieuwe tabblad ‘Bewerken’ zijn de tabbladen ‘Algemeen’, ‘E-mail’ en ‘Spam’ te zien en worden als eerste de instellingen van het submenu ‘Algemeen’ getoond.

E-mailadres en volledige naam

Hier kunt u bij ‘Gebruikersnaam’ het e-mailadres, de gebruikersnaam waar men mee inlogt, bepalen door het voorvoegsel in te voeren dat in een e-mailadres vóór de @ komt. Achter ‘Volledige naam’ kunt u een naam invoeren voor een duidelijk overzicht van al uw te beheren e-mailaccounts. De volledige naam wordt tevens weergegeven bij het verzenden van e-mail vanuit de webmail. Als laatste dient u een nieuw wachtwoord in te voeren.

Nieuw wachtwoord

Een nieuw wachtwoord kan van alles zijn, maar zorg er vooral voor dat deze moeilijk te raden is. Een nieuw wachtwoord dient tenminste te bestaan uit 7 karakters, met minimaal 1 hoofdletter en 1 cijfer of vreemd teken (spaties mogen ook!). Let erop dat u nooit een al bestaand wachtwoord gebruikt en zorg er voor dat ook de accounthouders regelmatig het wachtwoord veranderen.

E-mailaccounts Verwijderen

Met het webmaster-account kunt u e-mailaccounts verwijderen met het prullenbak-icoon dat vóór het e-mailadres staat. Tijdens het bewerken van een e-mailaccount kan deze verwijderd worden door op het tabblad ‘Verwijder gebruiker’ te klikken. Het webmaster-account zelf is niet te verwijderen. Hiervoor wordt dan ook geen prullenbak-icoon getoond.




‘E-mail forwarding’ betekent dat uw e-mail direct bij binnenkomst doorgezonden wordt naar een ander e-mailadres. Wanneer u een e-mailadres wilt laten verwijzen naar een ander (intern of extern) e-mailadres kunt u dat op verschillende wijzen instellen.
Let op: gebruikers van het Digitaal Kantoorpakket kunnen een doorverwijzing alleen succesvol instellen via hun Zimbra-account, zie onderaan!

In het Service Centre

Log in op het Service Centre. Gebruik hierbij het emailadres waarvoor u de wijziging in wilt stellen, dus NIET de webmaster-gebruiker. U zit nu in het instellingen-menu van uw e-mailaccount. In het submenu ‘E-mail’ vindt u de instellingen voor het doorsturen van uw e-mail. U kunt ‘E-mail doorsturen’ activeren door het aan te vinken. Vink ‘Bewaar kopie’ aan wanneer u een kopie van de doorgestuurde e-mail wilt bewaren. Geef bij ‘Doorstuur adres’ het e-mailadres op waar de post naar toegestuurd dient te worden. Als u door wilt sturen naar meerdere emailadressen kunt u deze achter elkaar invoeren, gescheiden door komma’s. Kies vervolgens voor ‘Opslaan’. De verwijzing is gecreëerd.

 
 
 

In Webmail Standard (Roundcube)

U kunt de doorverwijzing ook instellen vanuit Roundcube. Log hiervoor in in de Standaard Webmail en volg de volgende stappen:
– Klik rechts bovenaan op de ‘settings’ button
– Klik op ‘my account’
– Klik op ‘forwarding’
– Vink het vakje achter ‘Enabled’ aan
– Address: geef hier het e-mailadres op waar de post naar toegestuurd dient te worden
– Vink ‘keep a copy in your INBOX’ aan wanneer u naast het doorsturen ook een kopie van de email in deze inbox wilt bewaren
– Kies vervolgens voor ‘Opslaan’

De verwijzing van uw e-mailadres is gecreëerd.

 




Een e-mailverwijzing kan handig zijn als u meerdere e-mailadressen hanteert maar niet voor elk adres een eigen e-mailaccount wilt aanmaken en beheren. Door een alias in te stellen kunt u (meerdere) e-mailadressen laten verwijzen naar een al bestaand e-mailaccount. E-mailverwijzingen kunnen ook handig zijn als er permanente doorverwijzingen nodig zijn naar bestaande (externe) e-mailaccounts en zijn van belang als de doorverwijzingen niet door de e-mailaccounthouders zelf aangepast mogen worden.

E-mailverwijzingen beheren

Log in op het Service Centre met uw webmaster-account en selecteer eerst de juiste domeinnaam. Ga daarna naar ‘Hosting’ – ‘E-mailverwijzingen’. U ziet nu een overzicht van alle bestaande e-mailverwijzingen. Let op: voor elke actieve e-mailaccount is een eigen e-mailverwijzing aangemaakt en het verwijderen of zonder kennis aanpassen van deze verwijzingen kan leiden tot het deactiveren van het e-mailaccount!

Nieuwe verwijzing aanmaken

Naast de bestaande verwijzingen kan het nodig zijn een geheel nieuwe regel toe te voegen. Dit kan middels de knop ‘nieuw’. U kunt dan in een verschenen submenu dezelfde gegevens invullen als hieronder verder besproken wordt.

Verwijzing toevoegen

De e-mailverwijzingen bestaan uit een ‘Lokaal deel’ en de ‘Verwijzing’. Het lokale deel en de verwijzing zijn altijd aan te passen door er met uw muis op te klikken. Bij een bestaand e-mailaccount kunt u een e-mailverwijzing toevoegen door op de ‘Verwijzing’ te klikken en op het plusje te klikken dat onder de bestaande verwijzing verschijnt. Door op het envelop-icoon te klikken kunt u in de pop-up kiezen uit alle actieve e-mailaccounts binnen uw account, maar u kunt ook een e-mailadres intypen.

Lokaal deel aanpassen

Het veld ‘Lokaal deel’ zal minder snel aangepast moeten worden, want is bij het instellen van een nieuwe e-mailverwijzing al met een reden bepaald. Toch kunt u hier het al ingestelde lokale deel altijd aanpassen middels een muisklik.




Als u op vakantie gaat, of op de momenten dat u weet dat u uw mailbox tijdelijk of permanent niet meer zal gaan raadplegen, kan het handig zijn om  een automatisch antwoord in te stellen voor iedereen die naar uw e-mailadres berichten stuurt. Dit kan via ‘Out of Office/Vakantiebericht’ bij Greenhost ingesteld worden in het Cosmos Service Centre of in de Standaard Webmail-omgeving (Roundcube). U kunt met uw e-mailadres inloggen via onze hoofdpagina. Omwille van de ruimere configuratieopties raden wij webmasters én account-eigenaren aan het ‘Out of Office/Vakantiebericht’ in te stellen in het Cosmos Service Centre.

Cosmos Service Centre

Als u met een e-mailaccount inlogt in het Cosmos Service Centre komt u meteen terecht op de instellingenpagina van uw account. Webmasters zullen eerst via ‘Selecteer Domeinnaam’ de juiste domeinnaam dienen te kiezen om daarna onder ‘Hosting’ – ‘E-mail accounts’ het e-mailaccount te selecteren via het potlood-icoon. U komt terecht op het tabblad ‘Bewerken’ en vindt onder het linker tab menu ‘E-mail’ de instellingen voor de ‘Out of Office/Vakantiebericht’.

‘Automatisch antwoorden inschakelen’

U kunt onder de kop ‘Out of Office/Vakantie bericht’ de ‘Out of Office/Vakantiebericht’ in- of uitschakelen en het via de volgende twee velden configureren:

‘Uw e-mail adressen (komma gescheiden)’

Dit is een handige tool om eventuele e-mail aliassen of identiteiten toe te voegen zodat e-mails die naar die e-mailadressen zijn geadresseerd ook een antwoord krijgen. Maar niet minder belangrijk is dat u met deze tool ook kunt voorkomen dat er ‘loops’ van automatische antwoorden ontstaan met andere e-mailadressen waar u wellicht e-mails naar doorverwijst en ook een ‘Out of Office/Vakantiebericht’ voor heeft ingesteld. Als u deze externe e-mailadressen hier toevoegt, worden er op e-mails vanuit die adressen geen automatische antwoorden teruggestuurd.

‘Afwezigheidsbericht’

Hier kunt u uw bericht instellen. Het is in platte tekst. Geavanceerde opmaakopties worden niet aangeboden.

 

Webmail Standaard (Roundcube)

U kunt uw ‘Out of Office/Vakantiebericht’ ook instellen in de Standaard Webmail omgeving (Roundcube). We gaan bij deze uitleg uit van het gebruik van de interfacestijl ‘Larry’.

U kunt na het inloggen via onze hoofdpagina rechtsboven naar ‘Instellingen’. Selecteer in de eerste kolom ‘Mijn Account’ en in de tweede kolom ‘Out of Office’. In het venster rechts wordt de actieve configuratie van uw ‘Out of Office/Vakantiebericht’ getoond. Als u al een ‘Out of Office/Vakantiebericht’ heeft ingesteld ziet u dit hier nu ook staan. Anders kunt u deze activeren met een vinkje en een berichttekst invoeren. Ook hier is enkel platte tekst mogelijk.

Let op: het is via deze weg *niet* mogelijk om – voor het tegengaan van automatische antwoord ‘loops’ – externe (doorstuur-, of POP-) mailaccounts te definiëren, zoals via het Cosmos Service Centre wel kan.

 

 




Al uw e-mail wordt door Greenhost standaard automatisch gescand op het bevatten van ‘spam’. Het programma (‘Spam Assassin’) dat dit doet voegt aan elke e-mail een score toe: hoe hoger de score, hoe waarschijnlijker dat er met ‘spam’ van doen is. U kunt de gevoeligheid van uw filter instellen via de ‘Webmail Standaard’ (Roundcube)-omgeving of in Cosmos Service Centre.

Spamfilter instellen in het Cosmos Service Centre

De instellingen zijn onderdeel van de e-mailaccountconfiguratie. Als u inlogt in het Cosmos Service Centre kunt onder ‘Hosting’ via het menu ‘E-mail instellingen’ het e-mailadres selecteren waar u de spam-instellingen voor wilt gaan aanpassen. U beland dan in het ‘Edit’-tabblad waar u het derde sub tabblad ‘Spam’ kunt selecteren. U krijgt hier de volgende opties voorgeschoteld:

    Spamfilter uitschakelen:
    Als u uw spamfilter helemaal uit wilt schakelen kunt u simpelweg het vinkje bij ‘Spamfilter inschakelen’ verwijderen. Dit valt ten zeerste af te raden. Mocht u dit willen omdat e-mail van belangrijke e-mailcontacten ondanks andere maatregelen als spam aangemerkt blijven worden, kunt u beter werken met de ‘Spam white-list’ die hieronder verder wordt uitgelegd.

      Spamniveau ‘mail naar junk map’:
      Deze instelling bepaalt vanaf welke waarde mails in de ‘junk’- of ‘spam-map wordt geplaatst. Deze staat standaard op 5. Mocht u nog altijd te veel spam ontvangen dan kunt u de waarde naar omlaag bijstellen. U kunt met de ‘Spam white-list’ optie onterechte blokkades bijsturen.

        Spamniveau ‘mail negeren’:
        Deze instelling geeft de waarde vanaf wanneer binnenkomende e-mails meteen worden verwijderd en dus ook niet binnenkomen in uw inbox. De waarde staat standaard op 15, maar bij een algemene analyse van uw binnenkomende e-mail kan naar alle waarschijnlijkheid blijken dat u deze waarde met twee tot drie punten naar omlaag zou kunnen bijstellen. De spam-waarde wordt getoond in de header van een mail, wat in elk (web)mailprogramma valt op te vragen.

          Spam white-list
          hier kunt u, komma-gescheiden, e-mailadressen of domeinnamen aangeven die u vertrouwd en niet door de spam-filtering hoeven te gaan. U kunt dus ook domeinnamen instellen, zodat alle e-mailadressen van die domeinnaam altijd worden doorgelaten (bijvoorbeeld ‘greenhost.nl’).

         


        Spam voorkomen: enkele algemene tips

        Spammers verzamelen e-mailadressen onder andere via websites en forums. Laat hier dus niet zomaar uw e-mailadres achter. Wilt u dat wel, maak dan een afbeelding van uw e-mailadres of ‘versleutel’ uw e-mailadres, bijvoorbeeld ‘pietAPENSTAARTJEhotmailpuntcom’. Wees voorzichtig met schrijfwijzen als ‘piet[at]hotmail.com’. Veel programma’s begrijpen trucjes als die waarbij ‘[at]’ het apenstaartje (@) vervangt inmiddels.

        Neem twee e-mailadressen: gebruik er eentje voor privégebruik en één voor forums en andere websites waar u zich aan moet melden. Als u op het publieke e-mailadres teveel spam begint binnen te krijgen, neemt u gewoon een nieuw e-mailadres en laat u het oude vervallen.

        Moet u uw e-mailadres op een website achterlaten om u te kunnen registreren, gebruik dan bij voorkeur een gratis en tijdelijk e-mailadres.

        Ga NOOIT in op advertenties in spammail en beantwoord spammail ook niet.

        Bij de website www.infofilter.nl kunt u uw e-mailadres (en ook uw huisadres en telefoonnummers) afmelden voor ongewenste post van veel Nederlandse bedrijven, een soort digitale ‘ja/nee’ sticker.

        Doe aangifte van spam van Nederlandse bedrijven via www.spamklacht.nl, een website van toezichthouder OPTA. Spam van bedrijven buiten Nederland kunt u melden bij Spam Cop op spamcop.net. Deze organisatie analyseert het spambericht en stuurt een klacht naar de provider die op kan treden tegen de spammer.




We adviseren om regelmatig uw wachtwoord te veranderen, om misbruik van uw e-mailaccount te voorkomen.  Hieronder leggen we uit hoe u het wachtwoord aanpast via het Cosmos Service Centre.

‘Verander wachtwoord’

Als u als gebruiker inlogt op het Cosmos Service Centre komt u op het tabblad ‘Algemeen’ terecht, waar u ook het wachtwoord kunt aanpassen van uw e-mailaccount door op de blauwe knop ‘Verander wachtwoord’ te klikken. Er verschijnt daaronder drie invulvelden die nodig zijn voor het aanpassen van uw wachtwoord. De drie genoemde velden hebben de volgende functies:

‘Eigen Wachtwoord’ vraagt om het wachtwoord van het e-mailaccount waarmee u op dat moment bent ingelogd, in dit geval dus het wachtwoord van uw eigen e-mailaccount die op de nominatie staat aangepast te worden;
‘Nieuw Wachtwoord’ vraagt om het nieuwe wachtwoord dat u wilt gaan gebruiken voor uw e-mailaccount;
‘Wachtwoord Nogmaals’ vraagt om het herhalen van het nieuwe wachtwoord.

 

Vereisten wachtwoord

Een wachtwoord dient te bestaan uit tenminste 7 karakters, waarvan minimaal 1 een hoofdletter en 1 een cijfer is. Spaties zijn toegstaan, u kunt dus ook wachtwoordzinnen maken.

 

instellingen-mailaccount-verander wachtwoord

Uitgeschoven wachtwoordmenu van het tabblad ‘Algemeen’